安徽會(huì)議活動(dòng)布置策劃方案歡迎來(lái)電 盛典創(chuàng)藝公司

                                                     會(huì)議活動(dòng)布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開(kāi)場(chǎng)時(shí)間

如果是內(nèi)部活動(dòng)，與會(huì)者也許就在現(xiàn)場(chǎng)上班，那么開(kāi)場(chǎng)時(shí)間就很靈活了。但是，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開(kāi)始活動(dòng)就不是很合適了。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話(huà)或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來(lái)參加會(huì)議的話(huà)，活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)時(shí)間就不宜過(guò)早。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi)，或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。么就做折衷安排，11點(diǎn)開(kāi)始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)。

2、可以考慮以午宴作為開(kāi)始

如果在下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，可以以午餐作為活動(dòng)的開(kāi)始，這樣就可以使多數(shù)與會(huì)者在活動(dòng)開(kāi)始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)按時(shí)參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個(gè)難題。

3、不要取消晚上的活動(dòng)

是否取消晚上的活動(dòng)是值得做個(gè)市場(chǎng)調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會(huì)議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過(guò)來(lái)參加這個(gè)活動(dòng)。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時(shí)，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場(chǎng)地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車(chē)的地方也很多。同樣，由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來(lái)參加活動(dòng)，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)路去參加一次半天活動(dòng)，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會(huì)非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽(tīng)眾、合作組織，以及活動(dòng)既定效果等等。您可以參考本書(shū)中關(guān)于組織大型會(huì)議中專(zhuān)題討論會(huì)部分的詳細(xì)建議，并以此來(lái)調(diào)整自己活動(dòng)的基本理念、效果以及時(shí)間。

                                                    會(huì)議活動(dòng)布置策劃的流程

確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。

整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。

                                                           會(huì)議活動(dòng)布置策劃的策劃方法

一、會(huì)議方案的制定

1、會(huì)議方案必須明確會(huì)議日程安排及每項(xiàng)議程安排之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，使各場(chǎng)次會(huì)議能對(duì)接。方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會(huì)務(wù)秘書(shū)工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。

2、加強(qiáng)溝通。一方面需要加強(qiáng)與上級(jí)的溝通請(qǐng)示工作。另一方面，需要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。各個(gè)部門(mén)要密切配合和相互協(xié)作，加強(qiáng)與上述部門(mén)溝通對(duì)接工作。

3、合理安排分解工作任務(wù)，明確工作職責(zé)，使各部門(mén)能夠按照時(shí)間表完成工作。

二、會(huì)議場(chǎng)地的布置

會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)務(wù)組織者提前對(duì)會(huì)場(chǎng)、住地進(jìn)行觀察了解，并做相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)布置。例如會(huì)場(chǎng)、會(huì)議用品的準(zhǔn)備;迎送接待儀式的確認(rèn)及排練;乘車(chē)安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。

三、會(huì)議流程的執(zhí)行

為了確保會(huì)議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會(huì)議的人員知悉整個(gè)會(huì)議流程，事先確定會(huì)議的流程圖或者流程表。還要做好會(huì)議服務(wù)工作，包括會(huì)議報(bào)到、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像、車(chē)輛安排、食宿安排等工作。

四、會(huì)議結(jié)束的總結(jié)

做好會(huì)后總結(jié)。及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時(shí)期會(huì)務(wù)工作的需要。