省檔案館數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)信息推薦「多圖」

檔案信息管理概述

數(shù)字檔案館是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長(zhǎng)期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對(duì)象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個(gè)數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應(yīng)用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實(shí)踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導(dǎo)，在管理行為上以集成機(jī)制為，在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機(jī)構(gòu)部門間的限制，并從全程管理的層面來對(duì)待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性，提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

檔案信息管理的益處

在檔案實(shí)行信息化管理之下，用戶在借閱實(shí)體檔案的過程中將會(huì)變得更加方便與簡(jiǎn)潔。通過檔案信息化管理系統(tǒng)可以查找到檔案目錄并索取到檔案的物理位置去完成借閱，在完成借閱的過程中，檔案實(shí)體的檔案號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息將被自動(dòng)記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中以日志形式保存，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作帶來了很大的方便。

檔案信息管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

檔案信息管理系統(tǒng)還具備多方面感知、可靠傳遞和智能處理的特征，讓檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，檔案實(shí)體可主動(dòng)向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息、更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為完善的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)，當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感能力將對(duì)用戶尋找檔案的過程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案富有智慧，服務(wù)模式也從被動(dòng)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)服務(wù)。

檔案信息管理查閱的基本原則

檔案信息管理查閱的基本原則，一定要注意保護(hù)好每一個(gè)檔案的安全，下面隨著我一起來了解一下吧，希望下面的信息可以給你帶來幫助！

(1)嚴(yán)格管理。對(duì)于本部門保管的干部人事檔案，要建立健全查借閱制度，按照干部管理權(quán)限，明確可以查借閱檔案的單位范圍，規(guī)定可以查借閱檔案的事由，對(duì)查檔人員的身份、級(jí)別等做出相應(yīng)的限制。

(2)安全保密。一是涉及和國家秘密的信息必須嚴(yán)格保密;二是組織內(nèi)部掌握的信息需要嚴(yán)格保密;三是干部個(gè)人的信息不能擴(kuò)散。

(3)規(guī)范程序。查檔人員首先要在本單位履行報(bào)批手續(xù)，由本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)是否需要查檔、查閱哪些檔案內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，按照要求進(jìn)行簽批并加蓋;管門對(duì)查檔需求要進(jìn)行審查，確保符合規(guī)定、手續(xù)完備，并按照程序報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。

(4)方便利用。正確把握干部人事檔案保密與開放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿足利用需求。