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會議活動布置策劃公司常用指南

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發(fā)布時間:2020-12-04 20:10  






                                                    會議活動布置策劃的流程

確定時間、流程與目標管理,并做好反饋、調(diào)整。

時間的控制,一般以時間進度表的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地,一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些,保證后面有時間來調(diào)整、完善。

整個活動是一個系統(tǒng)工程,流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中,主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格,規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù),人數(shù)確定才能落實場地,場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識,便于找出工作的關鍵點、重點、難點,一般以程序框圖表現(xiàn)。




                                                                會議活動布置策劃怎么做?

1、 明確活動背景、目的

      2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關準備材料種類、數(shù)量

     3、 組織會務工作小組,確定會務組領導及成員,制定會議準備工作部署

     4、 根據(jù)確定的會議議程,制定會議預算,申請專項會務費用

     5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況,安全應急預案情況,形成會務指南樣稿,經(jīng)會議小組領導確認后開始印刷

     6、 發(fā)布會議通知,包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員

     7、 確認發(fā)言人,選擇標準:有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事

     8、 根據(jù)時間進行預演,防止時間不夠和提前結束的現(xiàn)象

     9、 活動前期宣傳

    10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容,經(jīng)會議小組領導確認后,開始制作橫幅、參會證、桌簽等
 
    11、 檢查各項宣傳材料到位情況,包括橫幅、路引、桌簽、參會證

    12、 參會人員房間安排、餐飲安排

    13、 提前安排人員到達會議現(xiàn)場,安排會議室、住宿、餐飲事宜

    14、 檢查各項會務資料到位情況,包括匯報材料、會務指南等

    15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況,如有晚宴,要協(xié)調(diào)好地點、酒水

    16、 確定進場時間、搭建內(nèi)容

    17、 提前一天與主持人溝通,進行現(xiàn)場彩排與準備




                                                          會議活動布置策劃的組織分工

 a.會務組:5261負責會務組織、會場4102置、會議接待簽到1653等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。
       b.秘書組:負責擬定會議方案,準備各種會議文件和資料,做好會議記錄,編寫會議紀要、簡報等工作。
       c.接待組:負責生活服務、交通疏導等服務等工作。
       d.宣傳組:負責會議的娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道。
       e.財務組:負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。
       f.保衛(wèi)組:負責防火、防盜、人身案例和財務安全、保密工作。




                                                   會議活動布置策劃會后該如何做?

一次成功的會議,離不開合理安排的會后工作。

一是統(tǒng)籌做好會后服務。要注重統(tǒng)籌銜接,提前擬定大會閉幕后系列后續(xù)會議和活動的組織實施方案,做好組織協(xié)調(diào)工作。
二是做好會后總結?;顒硬邉澬杓皶r總結會務工作中的經(jīng)驗和教訓,對已有的會務工作流程、工作規(guī)則等進行修改和完善,使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集一些會議代表對會務工作的意見和建議,認真采納其中的合理部分,促進辦會能力不斷提高。

三是及時整理會議資料?;顒庸疽喂虡淞n案意識,在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料,按類別整理成資料匯編,為今后辦會提供工作參考。





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