會議活動布置策劃公司常用指南

                                                    會議活動布置策劃的流程

確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調(diào)整。

整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。

                                                                會議活動布置策劃怎么做？

1、 明確活動背景、目的

      2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關準備材料種類、數(shù)量

     3、 組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署

     4、 根據(jù)確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用

     5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經(jīng)會議小組領導確認后開始印刷

     6、 發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員

     7、 確認發(fā)言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事

     8、 根據(jù)時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現(xiàn)象

     9、 活動前期宣傳

    10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領導確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等
 
    11、 檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證

    12、 參會人員房間安排、餐飲安排

    13、 提前安排人員到達會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜

    14、 檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等

    15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點、酒水

    16、 確定進場時間、搭建內(nèi)容

    17、 提前一天與主持人溝通，進行現(xiàn)場彩排與準備

                                                          會議活動布置策劃的組織分工

 a.會務組：5261負責會務組織、會場4102布置、會議接待簽到1653等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。
       b.秘書組：負責擬定會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。
       c.接待組：負責生活服務、交通疏導等服務等工作。
       d.宣傳組：負責會議的娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道。
       e.財務組：負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。
       f.保衛(wèi)組：負責防火、防盜、人身案例和財務安全、保密工作。

                                                   會議活動布置策劃會后該如何做？

一次成功的會議，離不開合理安排的會后工作。

三是及時整理會議資料。活動公司要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。