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會議活動布置策劃的流程
確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理,并做好反饋、調(diào)整。
整個(gè)活動是一個(gè)系統(tǒng)工程,流程管理是指在活動中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動中,主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格,規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù),人數(shù)確定才能落實(shí)場地,場地落實(shí)才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個(gè)活動的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識,便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn),一般以程序框圖表現(xiàn)。
會議活動布置策劃怎么做?
1、 明確活動背景、目的
2、 明確活動主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量
3、 組織會務(wù)工作小組,確定會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員,制定會議準(zhǔn)備工作部署
4、 根據(jù)確定的會議議程,制定會議預(yù)算,申請專項(xiàng)會務(wù)費(fèi)用
5、 確定明確的會議議程、落實(shí)參會人員參加情況、會議具體地點(diǎn)情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況,安全應(yīng)急預(yù)案情況,形成會務(wù)指南樣稿,經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷
6、 發(fā)布會議通知,包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會議材料格式要求、參會人員
7、 確認(rèn)發(fā)言人,選擇標(biāo)準(zhǔn):有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事
8、 根據(jù)時(shí)間進(jìn)行預(yù)演,防止時(shí)間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象
9、 活動前期宣傳
10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容,經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后,開始制作橫幅、參會證、桌簽等
11、 檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況,包括橫幅、路引、桌簽、參會證
12、 參會人員房間安排、餐飲安排
13、 提前安排人員到達(dá)會議現(xiàn)場,安排會議室、住宿、餐飲事宜
14、 檢查各項(xiàng)會務(wù)資料到位情況,包括匯報(bào)材料、會務(wù)指南等
15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況,如有晚宴,要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水
16、 確定進(jìn)場時(shí)間、搭建內(nèi)容
17、 提前一天與主持人溝通,進(jìn)行現(xiàn)場彩排與準(zhǔn)備
會議活動布置策劃的組織分工
a.會務(wù)組:置、會議接待簽到 等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。
b.秘書組:負(fù)責(zé)擬定會議方案,準(zhǔn)備各種會議文件和資料,做好會議記錄,編寫會議紀(jì)要、簡報(bào)等工作。
c.接待組:負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)等服務(wù)等工作。
d.宣傳組:負(fù)責(zé)會議的娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報(bào)道。
e.財(cái)務(wù)組:負(fù)責(zé)會議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。
f.保衛(wèi)組:負(fù)責(zé)防火、防盜、人身案例和財(cái)務(wù)安全、保密工作。
會議活動布置策劃會后該如何做?
一次成功的會議,離不開合理安排的會后工作。
三是及時(shí)整理會議資料。活動公司要牢固樹立檔案意識,在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料,按類別整理成資料匯編,為今后辦會提供工作參考。