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檔案信息管理的益處

在檔案實(shí)行信息化管理之下，用戶在借閱實(shí)體檔案的過(guò)程中將會(huì)變得更加方便與簡(jiǎn)潔。通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)可以查找到檔案目錄并索取到檔案的物理位置去完成借閱，在完成借閱的過(guò)程中，檔案實(shí)體的檔案號(hào)、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息將被自動(dòng)記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中以日志形式保存，為后期的檔案統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)了很大的方便。

檔案信息管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

檔案信息管理系統(tǒng)還具備多方面感知、可靠傳遞和智能處理的特征，讓檔案實(shí)體被賦予了主動(dòng)思考和處理事務(wù)的智慧，檔案實(shí)體可主動(dòng)向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息、更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息，獲取應(yīng)用對(duì)象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為完善的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)，當(dāng)用戶需要通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)查詢某一檔案實(shí)體的相關(guān)信息時(shí)，檔案實(shí)體中的傳感能力將對(duì)用戶尋找檔案的過(guò)程進(jìn)行引導(dǎo)，此時(shí)的檔案富有智慧，服務(wù)模式也從被動(dòng)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)服務(wù)。

傳統(tǒng)檔案信息管理面臨的問題

檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著如下問題，已經(jīng)不能滿足日常所需：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)、直接要求實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理；

2、電子或紙質(zhì)檔案越來(lái)越多而且分散，工作人員有使用軟件管理的急切要求；

3、用電子表格管理檔案，形象分差，且一些功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)；

4、收文、行文、歸檔、借閱、鑒定過(guò)程存在障礙；

5、紙質(zhì)檔案容易損壞、丟失、泄密；

5、電子和紙質(zhì)檔案的管理難以兼顧；