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對(duì)于大型活動(dòng)的主辦方來說,安全是重點(diǎn)。而安保監(jiān)控與通訊的穩(wěn)定順暢是及時(shí)預(yù)防和掌控現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)現(xiàn)象、突發(fā)事件發(fā)生,實(shí)現(xiàn)應(yīng)急聯(lián)動(dòng)和輔助分析決策,保障活動(dòng)安全的基本因素之一。現(xiàn)如今大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)總會(huì)面臨人數(shù)眾多、通訊環(huán)境不穩(wěn)定、監(jiān)控安全區(qū)域繁雜導(dǎo)致難以實(shí)時(shí)整合協(xié)調(diào)等困境,甚至在極端情況下,連基礎(chǔ)設(shè)施都有可能失靈。在這種情況下,通訊失靈導(dǎo)致安保人員、主辦方員工響應(yīng)不及時(shí),行動(dòng)不協(xié)調(diào),從而可能進(jìn)一步擴(kuò)大不必要的損失,甚至引發(fā)令人惋惜的事件。
會(huì)展的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,是會(huì)展經(jīng)濟(jì)管理中非常重要的部分。在具體會(huì)展中,可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環(huán)節(jié)來了解會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理的主要內(nèi)容,通過具體細(xì)節(jié)的管理提高其現(xiàn)場(chǎng)管理的執(zhí)行能力。會(huì)展的布展階段為會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的前期工作,具體包括展臺(tái)搭建的管理、展位展品運(yùn)輸?shù)墓芾怼⒄股滩颊构芾怼F(xiàn)場(chǎng)保潔與安保等工作。展臺(tái)搭建的管理主要是督促和協(xié)調(diào)主場(chǎng)搭建商和主場(chǎng)運(yùn)輸商相互之間的配合,共同討論和預(yù)防展臺(tái)搭建、展品運(yùn)輸過程中可能出現(xiàn)的問題,以保證布展的順利進(jìn)行。布展的時(shí)間通常是三天左右,短的可能只有一天,甚至更短。在這么短的時(shí)間內(nèi)完成繁重的搭建任務(wù),除了要有科學(xué)化的搭建技術(shù),更為關(guān)鍵的是做好配合和協(xié)調(diào)事宜,監(jiān)控好整體工作的進(jìn)程。根據(jù)場(chǎng)館、場(chǎng)地做出平面圖紙,并在圖紙上劃分各展區(qū)、展位。將圖紙內(nèi)容與各參展商溝通,以展位價(jià)格、品牌影響力、對(duì)人量的吸引力等為參數(shù)綜合權(quán)衡各參展商目標(biāo)展位與實(shí)際情況的差距,并終確認(rèn)圖紙展位。